یکی از سالن های دانشگاه را برای برنامه مهمی که سالی یک بار برگزار می کنیم و اطلاع رسانی گسترده ای هم رویش انجام داده ایم، رزرو کرده بودیم... از یک هفته پیش. 

امشب به طور اتفاقی می فهمیم که بدون هماهنگی و اطلاع قبلی به ما، این سالن را فردا به گروه دیگری داده اند که آنها هم مراسم بزرگی تدارک دیده اند و از آنجایی که الان کاری نمی شود کرد، نتیجه این شده که ما کمتر از 20 ساعت مانده به شروع برنامه، بدون مکان مانده ایم!

حالا فردا در روز اجرای برنامه، باید مدیریت بحران کنیم و جای جدیدی پیدا کنیم و به نحو درستی هم به میهمانان اطلاع دهیم که به مکان جدید بیایند.

تجربه سالها کار فوق برنامه، داوطلبانه و حتی انتفاعی من نشان داده که حداقل در کشوری که ما زندگی می کنیم، نیاز به پیگیری کارها به شدت زیادی وجود دارد. اگر سالنی را یک هفته قبل با نامه ای گفته اند به ما می دهند، این دلیل کافی نیست که خیالمان راحت باشد روز برنامه همه چیز سرجایش باشد؛ مثلا اینکه سالن را به کس دیگری هم قول نداده باشند یا اینکه برویم و ببینیم کسی نیست که سالن را باز کند یا اینکه مسئول سالن باشد و بگوید که هماهنگ نشده است!

من به نوبه خود، جزو اصولم قرار داده ام که در مواقع برگزاری چنین برنامه های مهمی، حتما موضوعات مختلف هماهنگ شده را بیش از یک بار، با بخش های مختلف اداری دانشگاه یا نهادهای خارج دانشگاه هماهنگ کنم. مثلا سه چهار روز قبل دوباره موضوع را یادآوری کنم و نیز صبح همان روز مثلا سراغ حراست بروم و ببینم در جریان هستند یا مسئول سالن اصلا آن ساعت دانشگاه هست و غیره.

این پیگیری کردن، البته درست است که به خاطر مسائل و مشکلاتی نظیر ناکارامدی بخش اداری یا عدم تعهد کافی افراد مسئول، جزو موارد ناخوشایند کار کردن در ایران است، اما تا وقتی که اوضاع عمومی جامعه و کشور تغییر نکرده است، چاره ای نیست که آن را بپذیریم و باور کنیم.

وقتی آن را باور کردیم، آن وقت دیگر به طور طبیعی باید جزو کارهایمان بگذاریم که این پیگیری ها و چک کردن های مداوم و چندباره قبل از شروع برنامه ها را «تمام» و «کمال» انجام دهیم تا مطمئن شویم که همه آنهایی که باید در جریان باشند و در ساعت مشخصی جای مشخصی باشند، به اندازه کافی توجیه هستند.

وقتی این مشکل را به عنوان یکی از ویژگی های ذاتی انجام برنامه ها در این کشور باور کردیم، آن وقت دیگر از مواجهه با ناهماهنگی ها شوک زده نمی شویم و رفتارهای واکنشی غیرمعقول و احساسی انجام نمی دهیم. 

بیایید قول بدهیم اولا خودمان در هر جا که هستیم، متعهد باشیم؛ دوما اگر فردی وظیفه اش را در قبال تعهدی که به ما داشت انجام نداد، حتما اعتراض کنیم و ناراحتی خودمان را منتقل کنیم(به سبب اصلاح رفتار) و نهایتا با در نظر گرفتن اینکه هنوز اینجا نمی توان به سیستم اداری اعتماد کافی کرد، «پیگیری» کردن را جزو اصول برنامه هایمان قرار دهیم تا خودمان و سایرین با شگفتی مواجه نشویم!

پی نوشت:

این نوشته، علاوه بر خودم و مخاطبین عام، چند مخاطب خاص هم دارد!